Firemní účty

Modul Firemní účty přidává do e-shopu plnohodnotnou B2B vrstvu. Umožňuje zákazníkům nakupovat jako firma – s více uživateli, sdílenými adresami, schvalováním objednávek a platbou na fakturu.

Modul vám umožňuje:

• Zakládat a spravovat firemní účty s více uživateli

• Přidělovat uživatelům role s různými oprávněními

• Nastavit schvalovací workflow pro objednávky nad stanovenou částku

• Sledovat a řídit kreditní limit firmy

• Nabídnout B2B zákazníkům platbu na fakturu

• Sdílet fakturační a doručovací adresy v rámci celé firmy

Kde najdu modul?

Modul je nutné nejprve nainstalovat ve Správci rozšíření.

V hlavním menu klikněte na Zákazníci → Firmy. Zobrazí se seznam všech firemních účtů.

Nastavení modulu najdete v Nastavení → Rozšíření → Firemní účty.

Správa firem

Co je firemní účet?

Firemní účet zastřešuje skupinu zákazníků, kteří nakupují jako jedna firma. Firma má vlastní kreditní limit, sdílené adresy a nastavení schvalování objednávek.

Jak přidat novou firmu?

1

V menu klikněte na Firmy

2

Klikněte na tlačítko Přidat firmu

3

Vyplňte formulář:

• Název firmy – název firmy (povinné)

• Aktivní – zaškrtněte pro aktivaci účtu

• Schválená – zaškrtněte pro povolení B2B funkcí (platba na fakturu, kreditní limit)

• Zákaznická skupina – zařaďte firmu do skupiny pro slevy nebo jiná pravidla

• Kreditní limit – maximální dlužná částka (0 = bez limitu)

• Práh pro schválení – objednávky nad tuto částku budou vyžadovat schválení (0 = bez schvalování)

• Poznámky – interní poznámky pro administrátory

4

Klikněte Vytvořit

Schválení firmy

Nově vytvořená firma (i firma vzniklá z registrace zákazníka) je ve výchozím stavu neschválená. Dokud ji neschválíte, zákazníci nemohou využívat B2B funkce – platbu na fakturu ani kreditní limit

Upozornění: Neschválené firmě se platba na fakturu při pokladně nezobrazí.

Schválení firmy:

1. Otevřete firmu v seznamu

2. Zaškrtněte Schválená

3. Klikněte Uložit

Smazání a obnovení firmy

Smazaná firma se zobrazuje v seznamu přeškrtnutě a nelze ji používat. Spolu s firmou se deaktivují i všichni její uživatelé.

Smazání:

1. V seznamu firem zaškrtněte firmu

2. V Hromadné akce vyberte Smazat označené

3. Potvrďte smazání

Obnovení:

1. V horním filtru zapněte Zobrazit i smazané

2. Otevřete smazanou firmu

3. Klikněte na tlačítko Obnovit

Po obnovení se firmě automaticky reaktivují i všichni uživatelé.

Uživatelé a role

Role ve firmě

Každý uživatel má přiřazenou roli, která určuje, co smí dělat:

Role	Zadávat objednávky	Schvalovat objednávky	Spravovat uživatele	Spravovat adresy
Administrátor firmy	✅	✅	✅	✅
Nákupčí	✅	❌	❌	✅
Schvalovatel	✅	✅	❌	❌
Účetní	❌	❌	❌	❌

Jak přidat uživatele do firmy?

1

Otevřete firmu

2

Přejděte na záložku Uživatelé

3

Klikněte na Přidat uživatele

4

Vyhledejte zákazníka ze stávajících zákaznických účtů

5

Nastavte:

• Role – vyberte roli uživatele

• Aktivní – zapněte pro povolení přístupu

• Limit na objednávku – maximální výše jedné objednávky (0 = bez limitu); při překročení se objednávka odešle ke schválení bez ohledu na práh firmy

6

Klikněte Přidat uživatele

Úprava uživatele

1. V záložce Uživatelé klikněte na řádek uživatele

2. Upravte roli, limit nebo aktivitu

3. Uložte změny

Odebrání uživatele z firmy

1. V záložce Uživatelé zaškrtněte uživatele

2. Klikněte Odebrat uživatele

Důležité: Zákazník může být členem pouze jedné firmy najednou.

Pozvánky

Jak pozvat nového uživatele do firmy?

Zákazníci s rolí administrátora mohou zvát nové členy přímo ze své zákaznické sekce na e-shopu. Administrátor zadá e-mail a roli pozvaného – systém automaticky odešle pozvánku s odkazem.

Odkaz v pozvánce je platný 7 dní. Po vypršení lze odeslat novou pozvánku.

Přijetí pozvánky

Pozvaný zákazník klikne na odkaz v e-mailu:

• Pokud již má zákaznický účet, jednoduše se přihlásí a potvrdí přijetí

• Pokud účet nemá, na stránce pozvánky se může zaregistrovat – firma se k němu přiřadí automaticky po dokončení registrace

Sdílené adresy

Všichni uživatelé firmy sdílejí fakturační a doručovací adresy. Adresy spravuje administrátor firmy nebo nákupčí.

Správa adres z administrace

1. Otevřete firmu

2. Přejděte na záložku Fakturační adresy nebo Doručovací adresy

3. Klikněte na Vytvořit fakturační adresu / Vytvořit doručovací adresu

4. Vyplňte adresu a uložte

Co se stane při konverzi osobního účtu?

Pokud si zákazník z e-shopu převede osobní účet na firemní, všechny jeho stávající osobní adresy se automaticky přesunou k nové firmě.

Schvalování objednávek

Jak schvalování funguje?

Pokud objednávka překročí nastavený práh pro schválení firmy nebo osobní limit nákupčího, objednávka se nezpracuje okamžitě. Místo toho čeká ve stavu „Čeká na schválení".

O nové objednávce ke schválení jsou informováni všichni administrátoři a schvalovatelé firmy.

Kdo může objednávky schvalovat?

Objednávky mohou schvalovat uživatelé s rolí Administrátor firmy nebo Schvalovatel. Schvalovatel vidí čekající objednávky ve své zákaznické sekci na e-shopu.

Průběh schválení

1

Nákupčí zadá objednávku – ta přejde do stavu „Čeká na schválení"

2

Nákupčí je přesměrován na informační stránku

3

Schvalovatel vidí objednávku v sekci Schvalování objednávek

4

Schvalovatel objednávku:

• Schválí – objednávka se přesune do výchozího stavu zpracování

• Zamítne – objednávka se stornuje; nákupčí je informován

Jaké platební metody jsou dostupné pro objednávky ke schválení?

Objednávky procházející schvalovacím workflow nemohou být placeny online (kartou apod.). Jsou dostupné pouze platební metody jako hotově, bankovní převod, dobírka nebo platba na fakturu.

Správa schválení z administrace

V detailu firmy na záložce Objednávky vidíte historii všech objednávek firmy včetně jejich stavu schválení.

Kreditní limit a platba na fakturu

Co je kreditní limit?

Kreditní limit je maximální výše dlužné částky, kterou firma může mít vůči vašemu e-shopu. Zákazníci s platbou na fakturu mohou nakupovat bez okamžité platby – do výše svého limitu.

Jak kredit funguje?

• Kreditní limit – celková povolená výše dluhu (0 = bez omezení)

• Využitý kredit – aktuálně dlužná částka (nesplacené faktury)

• Rezervovaný kredit – částka vázaná objednávkami čekajícími na schválení

• Dostupný kredit = Limit − Využitý − Rezervovaný

Při zadání objednávky s platbou na fakturu systém automaticky ověří, zda má firma dostatečný dostupný kredit. Pokud ne, platba na fakturu se zákazníkovi nezobrazí.

Správa kreditu v administraci

1. Otevřete firmu

2. V sekci Kreditní limit vidíte aktuální stav

3. Upravte Kreditní limit dle potřeby

4. Kredit se automaticky uvolňuje po zaplacení nebo stornování objednávky (viz Nastavení modulu)

Upozornění: Hodnota Využitý kredit se mění automaticky. Neupravujte ji ručně, pokud si nejste jisti dopadem.

Platba na fakturu

Platba na fakturu je samostatná platební metoda dostupná výhradně pro:

• Zákazníky, kteří jsou členem schválené firmy

• Objednávky, jejichž výše nepřekračuje dostupný kredit firmy

Při pokladně zákazník vidí platbu na fakturu pouze tehdy, splňuje-li obě podmínky.

Nastavení modulu

Nastavení najdete v Nastavení → Firemní účty.

Kreditní limit

Nastavte, které stavy objednávek ovlivňují kredit firmy:

• Stav „Zaplaceno" – při přechodu objednávky do tohoto stavu se využitý kredit firmy uvolní (dluh je splacen)

• Stav „Stornováno" – při přechodu objednávky do tohoto stavu se využitý nebo rezervovaný kredit vrátí zpět k dispozici

Automatické zpracování objednávek

U objednávek placených na fakturu lze nastavit automatický přechod do stavu „Vyřízeno" bez nutnosti ručního zásahu administrátora:

• Stav „Vyřízeno" – vyberte stav, do kterého se má objednávka automaticky přepnout; ponechte prázdné pro ruční zpracování

• Zpoždění přepnutí (sekundy) – za jak dlouho po vytvoření objednávky se stav změní; doporučujeme nastavit vyšší hodnotu, pokud máte automatizace navázané na výchozí stav objednávky

Zákaznická sekce (frontend)

Přihlášeným zákazníkům, kteří jsou členy firmy, se v jejich účtu automaticky zobrazují tyto sekce:

Moje firma

Zákazník (s rolí administrátor nebo nákupčí) zde spravuje:

• Informace o firmě

• Seznam členů firmy a jejich role

• Pozvánky pro nové členy

• Sdílené adresy

Čeká na schválení

Zobrazuje se nákupčím, jejichž objednávka aktuálně čeká na schválení. Zákazník vidí detail objednávky a informaci o tom, že ji musí schválit nadřízená osoba.

Schvalování objednávek

Zobrazuje se administrátorům a schvalovatelům. Vidí zde:

• Objednávky čekající na jejich schválení s možností schválit nebo zamítnout

• Historii již vyřešených schválení

Jak zákazník převede osobní účet na firemní?

Na stránce zákaznického účtu se automaticky zobrazí formulář pro konverzi na firemní účet. Zákazník vyplní název firmy a odešle žádost. Firma je vytvořena ve stavu „Neschválená" – administrátor ji musí ručně schválit.

Jak zákazník zřídí firemní účet při registraci?

Na registračním formuláři se zobrazí volitelná možnost „Registrovat jako firma". Zákazník zaškrtne volbu, vyplní název firmy a dokončí registraci. Firma se vytvoří automaticky ve stavu „Neschválená".

Často kladené otázky

Firmy — Může zákazník patřit do více firem najednou?

Ne, každý zákazník může být aktivním členem pouze jedné firmy. Při pokusu o přidání do druhé firmy systém zobrazí chybu.

Firmy — Co se stane, když smažu firmu?

Firma se deaktivuje spolu se všemi jejími uživateli. Historická data (objednávky, schválení) zůstávají zachována. Firmu lze kdykoli obnovit.

Firmy — Lze firmu schválit a pak zase odvolat schválení?

Ano, odznačte příznak Schválená a uložte. Firma ztratí přístup k B2B funkcím okamžitě.

Uživatelé a role — Mohu změnit roli uživatele?

Ano, roli lze kdykoli upravit v záložce Uživatelé v detailu firmy.

Uživatelé a role — Co když nákupčí překročí svůj osobní limit, ale objednávka je pod prahem firmy?

Objednávka i přesto přejde ke schválení – osobní limit má přednost.

Uživatelé a role — Může mít firma více administrátorů?

Ano, počet administrátorů není omezen.

Schvalování — Může nákupčí svou objednávku ke schválení zrušit?

Ano, zákazník může objednávku čekající na schválení zrušit z frontendové sekce „Čeká na schválení".

Schvalování — Dostanou schvalovatelé e-mail o nové objednávce ke schválení?

Ano, systém automaticky upozorní všechny schvalovatele a administrátory firmy.

Schvalování — Co se stane s objednávkou po zamítnutí?

Objednávka se automaticky stornuje a rezervovaný kredit (pokud byl vázán) se uvolní zpět.

Kreditní limit — Co znamená „0" jako kreditní limit?

Nula znamená neomezený kredit – firma může nakupovat na fakturu bez horního omezení.

Kreditní limit — Kredit se zákazníkovi neaktualizuje. Co mám zkontrolovat?

Ověřte v Nastavení → Firemní účty, zda máte správně nastaveny stavy „Zaplaceno" a „Stornováno". Kredit se uvolňuje teprve při přechodu objednávky do těchto stavů.

Kreditní limit — Mohu kredit upravit ručně?

Pole Využitý kredit v detailu firmy je editovatelné, ale doporučujeme ho neměnit ručně – správné hodnoty zajišťuje automatika při změně stavů objednávek.

Platba na fakturu — Zákazník nevidí platbu na fakturu. Proč?

Zkontrolujte tři podmínky:

1. zákazník je přihlášen a je členem firmy

2. firma je označena jako Schválená

3. výše košíku nepřekračuje dostupný kredit firmy

Platba na fakturu — Lze platbu na fakturu nabídnout i nefremním zákazníkům?

Ne, platba na fakturu je dostupná výhradně pro schválené firemní zákazníky.