Authentica Fulfillment

Modul Authentica Fulfillment propojuje váš e‑shop se službou Authentica Fulfillment (externí sklad a logistika). Díky tomu můžete:

• Automaticky přenášet produkty z e‑shopu do systému Authentica

• Aktualizovat skladové zásoby z Authentica zpět do e‑shopu

• Přenášet objednávky z e‑shopu k expedici do Authentica (automaticky nebo ručně)

Cílem modulu je snížit ruční práci, minimalizovat chyby a zajistit, aby stav skladu v e‑shopu odpovídal reálnému stavu ve skladu Authentica.

Kde najdu modul?

Modul je nutné nejprve nainstalovat ve Správci rozšíření.

V administraci Rocketoo najdete Authentica na dvou místech:

• Nastavení → Authentica Fulfillment – zde modul nastavujete

• Menu Authentica (v levém menu) – zde najdete:

  • Produkty

  • Log requestů

Co je Authentica Fulfillment

Authentica Fulfillment je služba, která za vás zajišťuje:

• skladování zboží,

• balení a expedici objednávek,

• příjem zboží a práci se skladem.

Modul v Rocketoo:

• propojuje váš e‑shop s účtem v Authentica Fulfillment,

• přenáší produkty a jejich parametry (rozměry, váha, čárové kódy),

• přenáší a aktualizuje objednávky a jejich stavy,

• pravidelně stahuje skladové zásoby z Authentica, aby odpovídaly realitě.

Přístupové údaje

Než modul začnete používat, ujistěte se, že máte:

• Aktivní účet u Authentica Fulfillment

• Od Authentica přidělené údaje:

  • Base URL – adresa jejich API

  • Client ID

  • Client Secret

• Uživatelský účet v Rocketoo s oprávněním měnit nastavení (typicky vlastník / administrátor).

Nastavení modulu v administraci

• V horním menu Rocketoo klikněte na Nastavení

• V seznamu rozšíření vyhledejte Authentica Fulfillment

• Klikněte na položku – otevře se formulář s více záložkami:

  • Obecné

  • Dopravy

  • Stavy objednávky

  • Webhook / Synchronizace objednávek (součást jedné ze záložek)

Záložka Obecné – propojení s Authentica

Na této záložce zadáváte základní přístupové údaje:

• Base URL – adresa API Authentica (dodá Authentica)

• Client ID – identifikátor vašeho napojení

• Client Secret – tajný klíč vašeho napojení

• E‑shop (Shop) – výběr konkrétního e‑shopu / provozu v Authentica, pokud jich máte víc

Postup propojení

1

Vyplňte Base URL, Client ID a Client Secret.

2

Klikněte na Uložit.

3

Klikněte na tlačítko Propojit s Authentica Fulfillment.

4

Dle pokynů dokončete autorizaci (případné přihlášení, potvrzení přístupu).

5

Po úspěšném propojení se zobrazí informace o platnosti přístupu, např. Propojení je nastaveno. Přihlašovací token je platný do ... .“

Dokud není propojení dokončeno, modul nemůže synchronizovat produkty ani objednávky.

Webhook – zpětná komunikace

V nastavení také najdete:

• Webhook URL – adresa, na kterou Authentica posílá informace zpět do e‑shopu

• Webhook secret – tajný klíč pro ověření, že zpráva pochází opravdu z Authentica

Tyto údaje se obvykle předají na stranu Authentica, která webhook nastaví. Pokud nevíte, co s nimi, kontaktujte technickou podporu.

Synchronizace objednávek – kdy se objednávky přenáší

Na této záložce určujete, ve kterém momentu se má objednávka odeslat do Authentica.

Najdete zde:

• Automaticky synchronizovat objednávky – zapnutí / vypnutí automatického přenosu

• Synchronizovat objednávky ve stavu – obecný stav, kdy se má objednávka poslat (pokud níže nespecifikujete přesnější kombinace)

• Výběr Typu platby a Stavu – přesné kombinace „Typ platby + Stav objednávky“, kdy se má objednávka automaticky odeslat.

Příklad nastavení

• Zaškrtnete Automaticky synchronizovat objednávky

• Nastavíte stav „Zaplaceno“ jako obecný stav pro odeslání

• Přidáte kombinace:

  • Platba kartou + stav „Zaplaceno“

  • Bankovní převod + stav „Platba přijata“

Tím určíte, že se objednávky odešlou do Authentica ve chvíli, kdy je z pohledu plateb a zpracování vše připraveno k expedici.

Záložka Dopravy – propojení způsobů dopravy

V sekci Propojení možností dopravy nastavíte, jak se propojí e‑shopové dopravy s dopravami v Authentica:

• Doprava v e‑shopu – výběr z doprav, které máte nastavené v Rocketoo

• Doprava v Authentica – výběr doprav, které Authentica používá

• Tlačítko Přidat propojení – přidá nový řádek propojení

Doporučený postup

1

Nejprve si v Rocketoo nastavte všechny potřebné dopravy (např. DPD, Zásilkovna, PPL, osobní odběr).

2

V nastavení Authentica otevřete záložku Dopravy a postupně spárujte každou e‑shopovou dopravu s odpovídající dopravou v Authentica.

3

Uložte nastavení.

Bez správně spárovaných doprav nemusí být objednávky v Authentica založeny správně.

Záložka Stavy objednávky - propojení stavů objednávek

V sekci Propojení stavů objednávky nastavíte, jak se propojí e‑shopové stavy objednávek se stavy v Authentica:

• Stav objednávky v e-shopu – výběr ze stavů, které máte nastavené v Rocketoo

• Stav objednávky v Authentica – výběr stavů, které Authentica používá

• Tlačítko Přidat propojení – přidá nový řádek propojení

Synchronizace produktů

V menu Authentica najdete sekci Produkty.

V přehledu uvidíte:

• seznam produktových variant z vašeho e‑shopu,

• Authentica ID – pokud už je varianta propojená s produktem v Authentica,

• Váhu [kg] a Rozměry [cm],

• Poslední aktualizaci – kdy byl produkt naposledy synchronizován.

Hromadná synchronizace produktů

V seznamu je k dispozici tlačítko Synchronizovat produkty do Authentica.

Co se stane po kliknutí

1

Systém projde všechny produkty v e‑shopu.

2

U každé varianty:

• pokud už existuje v Authentica (dle čárového kódu), jen ji propojí,

• pokud neexistuje, modul ji založí jako nový produkt v Authentica.

3

Vytvoří se nebo aktualizuje propojení mezi Rocketoo a Authentica (interní / externí ID).

Kdy synchronizaci spustit

• po prvním nasazení modulu,

• po větších změnách v katalogu produktů,

• kdykoli si nejste jistí, zda jsou všechny produkty v Authentica založené.

---

Aktualizace skladových zásob

Skladové zásoby se z Authentica do Rocketoo aktualizují automaticky pomocí pravidelné úlohy.

Jak to funguje

1

V pravidelných intervalech modul stáhne stav skladů z Authentica.

2

Podle dříve vytvořeného propojení produktů:

• najde odpovídající varianty v e‑shopu,

• aktualizuje jim množství na skladě (quantity).

3

Po uložení množství se automaticky aktualizuje:

• dostupnost produktů na e‑shopu,

• případné štítky typu „skladem / vyprodáno“.

Co z toho plyne pro vás

• zákazníci vidí reálný stav skladu

• omezíte situace, kdy se prodá zboží, které už fyzicky není k dispozici

• nemusíte ručně přepisovat zásoby podle reportů z logistiky.

---

Přenos objednávek do Authentica

Objednávky můžete do Authentica posílat:

• automaticky – dle nastavení stavů a typů plateb,

• ručně – z detailu objednávky pomocí tlačítka v horní liště.

Automatický přenos objednávek

Pokud je v nastavení zaškrtnuto Automaticky synchronizovat objednávky:

1

Při změně stavu objednávky (a splnění definovaných podmínek) modul objednávku odešle do Authentica.

2

Pokud je přenos úspěšný:

• do historie objednávky se zapíše záznam: „Authentica – objednávka byla založena s ID: …“

3

Pokud nastane chyba:

• v historii objednávky uvidíte informaci o chybě,

• zároveň se zobrazí chybová hláška v administraci.

Ruční přenos z detailu objednávky

1

Otevřete v administraci konkrétní objednávku.

2

V horní liště (toolbar) najdete tlačítko Authentica.

3

V rozbalovacím menu klikněte na Přenést objednávku do Authentica.

4

Systém objednávku odešle do Authentica a do historie objednávky zapíše záznam o úspěchu / chybě.

5

V horní části se zobrazí informační hláška s výsledkem operace.

Ruční přenos se hodí např. při:

• jednorázovém odeslání konkrétní objednávky,

• testování propojení,

• opakovaném odeslání po úpravě nastavení.

Log komunikace

V menu Authentica najdete sekci Log requestů. Log slouží jako historie komunikace mezi Rocketoo a Authentica.

Uvidíte zde:

• datum a čas požadavku,

• typ operace (např. vytvoření objednávky, synchronizace produktu, stažení skladu),

• URL a metodu požadavku,

• odpověď serveru a návratový kód,

• případné chyby.

K čemu log využijete

• při řešení problémů s přenosem objednávek,

• při konzultaci s podporou Rocketoo nebo Authentica,

• pro kontrolu, co a kdy se do Authentica odesílalo nebo stahovalo.

Log je primárně nástroj pro administrátory a technickou podporu, běžný uživatel ho využije hlavně v případě problémů.

---

Často kladené otázky

Musím používat všechny funkce modulu (produkty, zásoby, objednávky)?

Nemusíte. Modul můžete používat jen částečně – např. pouze pro přenos objednávek. Největší přínos má ale při využití kompletního propojení (produkty + zásoby + objednávky).

Co se stane, když Authentica dočasně neodpovídá?

Objednávka nebo produkt se okamžitě nepřenese. V logu uvidíte chybu a můžete akci později zopakovat (např. ručně přenést objednávku).

Musí mít produkty čárový kód?

Doporučeno ano. Modul podle čárového kódu pozná, zda produkt v Authentica už existuje, nebo se má založit nový.

Co když změníme parametry produktu (rozměry, váha)?

Při další synchronizaci se tyto údaje do Authentica přenesou a aktualizují.

Kdy je vhodné použít ruční přenos objednávky?

Například při testování propojení, při výjimečných objednávkách nebo pokud jste měli dočasný výpadek spojení.

Co když se objednávka nepřenese kvůli chybě v dopravě nebo stavu?

Zkontrolujte v nastavení, zda jsou správně namapované dopravy a stavy objednávek. Po úpravě nastavení můžete objednávku ručně přenést z detailu.

Jak často se zásoby aktualizují?

Aktualizace probíhá automaticky v pravidelných intervalech (dle nastavení systému). Pro zákazníka to znamená, že dostupnost produktů je vždy co nejblíže reálnému stavu ve skladu Authentica.

Můžeme i nadále ručně měnit zásoby v e‑shopu?

Nedoporučuje se. Zásoby by měly být řízené především Authentica Fulfillment, aby nedošlo k nesouladu mezi systémy.

---

Praktické příklady

Spuštění nového napojení na Authentica

1

Získání přístupových údajů od Authentica: Base URL, Client ID a Client Secret.

2

Nastavení propojení v Rocketoo: v Nastavení → Authentica Fulfillment vyplňte údaje, uložte a klikněte na „Propojit s Authentica Fulfillment“.

3

Spárování doprav: v záložce Dopravy namapujte dopravy v e‑shopu na dopravy v Authentica.

4

Základní nastavení objednávek: v Stavy objednávky zapněte automatickou synchronizaci a vyberte vhodný stav (např. „Zaplaceno“).

5

První synchronizace produktů: v sekci Authentica Fulfillment – Produkty spusťte „Synchronizovat produkty do Authentica“.

Objednávky odesíláme až po zaplacení

1

V nastavení Authentica přejděte na Stavy objednávky.

2

Zaškrtněte Automaticky synchronizovat objednávky.

3

Do pole Synchronizovat objednávky ve stavu vyberte stav „Zaplaceno“.

4

Přidejte kombinace Typ platby + Stav (např. kartou online + Zaplaceno).

5

Uložte nastavení.

Od této chvíle se všechny objednávky, které splní podmínku, automaticky odešlou do Authentica.

Ruční přenos jedné problémové objednávky

1

V objednávkách najděte konkrétní objednávku.

2

Otevřete její detail.

3

V horním toolbaru klikněte na „Authentica“.

4

Zvolte „Přenést objednávku do Authentica“.

5

Zkontrolujte historii objednávky – měl by se objevit záznam o úspěšném přenosu nebo chybě.